Priprava podatkov za potne naloge

Preden se lotimo vpisovanja potnih nalogov, moramo pripraviti osnovne podatke zanje. To so podatki o državah, mestih odhoda, vozilih in zaposlenih v podjetju.

Dodajanje nove države

Najprej vpišemo države v katere potujejo naši sodelavci. Osnovna postavitev že vsebuje sosednje države. Če želimo dodati še kakšno, to storimo v področju "Administracija", kjer izberemo opcijo "Države". Države lahko dodaja glavni upravnik instalacije.

Dodajanje novega mesta

Znotraj vsake države moramo dodati tudi mesta, v katere bodo sodelavci potovali. Tako bo program gradil bazo razdalji med določenimi kraji in vam jih ne bo potrebno vsakič znova vpisovati ali preračunavati. Tudi mesta upravljamo v Administraciji, pod menijsko izbiro "mesta".

Dodajanje delavca

Sodelavce dodajamo in urejamo znotraj administracijskega področja pod zavihkom "Delavci".

Dodajanje proizvajalca vozil

Zaradi lažjega pregleda vozil, se v program vnaša proizvajalce prevoznih sredstev. Ime proizvajalca se zatem izpisuje ob registracijski številki vozila. Tudi proizvajalce upravljamo v administraciji, pod menijsko izbiro "Proizvajalec". Nekaj proizvajalcev je že v osnovni namestitvi.

Dodajanje vozila

V administracijskem razdelku izberemo zavihek vozila. S klikom na povezavo „Tvori“ ali na gumbek Uredi pri obstoječem vozilu, preidemo na obrazec za urejanje vozila.

Vsako vozilo vsebuje štiri obvezne podatke:

• Lastnik vozila – če ne izberemo delavca se smatra kot da je lastnik vozila podjetje samo
• Proizvajalec vozila
• Registracijska številka vozila
• Prevoženih kilometrov – potrebno za vozila podjetij če le-ta niso pričeli uporabljati kadar so imeli prevoženih 0 kilometrov, recimo vozila druge roke.

Vozila, ki so v lasti podjetja so v spisku vozil označena z zvezdico.

Razdalje med kraji

Razdalje ni potrebno nastavljati v naprej. Vseeno vam pa to priporočamo, saj bo tako program sam ponujal razdalje do krajev kamor običajno potujete. Kot ostale nastavitve, tudi razdalje postavljamo v administraciji.

Ko vpisujemo prevožene kilomere v potni nalog, nam bo aplikacija ponudila kilometrino po naslednjem vrstnem redu:

1. če ste kdaj bili pri izbrani stranki – ponudilo se vam bo enako število prevoženih kilometrov kot ste jih opravili pri zadnjem obisku do te stranke
2. če še niste bili nikoli pri tej stranki, ampak ste obiskali neko drugo stranko v tem kraju, se vam bo izpisala kilometrina do tega kraja
3. izpisala se bo razdalja, kot ste jo vpisali v administraciji

Kilometrina

Višina kilometrine se spreminja z uredbami, ki so objavljene v uradnem listu. Ponavadi vam jo sporoči računovodja ali jo lahko sami preberete v Uradnem listu republike Slovenije. So pa tudi objavljene na racunovodja.com. Program bo za preračunavanje stroškov prevoza vedno uporabil zadnje vpisano vrednost kilometrine. Kilometrino vpisujemo v administraciji pod zavihkom "kilometrine" in vnesemo vrednost, datum objave v uradnem listu in državo na katero se kilometrina nanaša.

Dnevnica

Podobno kot kilometrine se višina dnevnic spreminja z uredbo objavljena v Uradnem listu. Poznamo ti vrste dnevnic za službeno potovanje:

• navadno - potovanje traja od 12 do 24 ur
• polovično - potovanje traja nad 8 do 12 ur
• znižano - potovanje traja nad 6 do 8 ur

Ob vpisu višine dnevnice vnesemo višino dnevnice za vse tri tipe, državo na katero se dnevnica nanaša in datum objave uredbe, ki je določila te vnesene vrednosti. Program bo za stroškovnik vzel zadnjo vpisano dnevnico.

Stroški

Stroški v administraciji določajo skupine stroškov. Na primer cestnine, prenočišče, hrana...

Podjetje

Zavihek podjetje v administraciji nam omogoča spremembo osnovnih podatkov o podjetju, ki se uporabljajo na izpisih.

Primer administrativnega vmesnika