Potni nalogi

Aplikacija Potni nalogi omogoča enostavno vodenje in pregled delovnih potovanj ter lokalnimi vožnjami. Potni nalogi zavzemajo pomračitev stroškov, kilometrine in obračuna dnevnic. Lokalne vožnje pa le kilometrino za manjše premike v okolici delovnega področja.

Pred uporabo potnih nalogov je potrebno v administracijo vesti osnovne podatke o delavcih in voznih sredstvih. Za več informaciji glede urejanja osnovnih podatkov si preberite v navodilih za pripravo podatkov.

Osnovni menu

• Spisek – spisek aktualnih potnih nalogov razdeljenih po statusu in času
• Potni nalog – Tvorjenje novega potnega naloga
• Lokalna vožnja – Tvorjenje novega naloga za lokalne vožnje
• Najdi – Iskanje po potnih nalogih
• Administracija – nastavitev osnovnih podatkov (vozila, delavci, podatki o podjetju ...)

Spisek potnih nalogov

Zavihki

• Na čakanju – nepotrjeni nalogi
• Potrjen - potrjeni nalogi
• Preklicani - preklicani nalogi
• Obračunan – nalogi, ki so že bili obračunani
• Pretekli nalogi - potovanja, ki so se odvijala v preteklosti
• Bodoči nalogi - potovanja, ki še niso bila opravljena

Ukazi

• Natisni – natisne trenutni spisek nalogov
• Natisni vse – natisne vse potne naloge hkrati
• Pošji po e-mailu - pošlje trenutne izbrane naloge po elektronski pošti
• Izozi spisek v CSV – izvozi spisek nalogov v obliko razumljivo programom za delo z razpredelnicami
• Izvozi naloge v XML – izvozi naloge v prenosljivo obliko zapisa za integracijo v druge programske pakete
• Presnemi v zip datoteki – prenese html izpise potnih nalogov, združene v zip datoteki

Ikone

• Uredi potni nalog
• Natisni potni nalog
• Kloniraj oziroma podvoji potni nalog – odpre obrazec s prenesenimi osnovnimi podatki izbranega naloga (stranka, razdalje itd.)

Obrazec za urejanje potnega naloga

Pregledovanje podatkov naloga

Ob vpisovanju podatkov relacij, bo program združeval podatke z relacij v skupni pregled. Pregledi so dostopni preko izbir ob naslovu „Potovanje“.

• Informacije – skupni obračun vseh relacij
• Dnevnice – obračun dnevnic z vseh relacij
• Kilometrina – obračun kilometrine vseh relacij
• Stroški – skupni stroški vseh relacij

Ukazi

• Dnevnik – dnevnik posegov v nalog
• Pošlji - pošlji nalog po elektronski pošti
• Izvozi - izvozi nalog v prenosljivo XML datoteko
• Zbriši – Zbriši potni nalog
• Račun – tvori račun na podlagi obračuna naloga
• Shrani - shrani poti nalog
• Natisni potni nalog

Osnovne informacije

• Številka – zaporedna številka potnega naloga
• Datum – datum izdaje potnega naloga
• Delavec – delavec na poti
• Vozilo – uporabljeno vozilo
• Status – status potnega naloga

Številka

Številka potnega naloga se sestavi samodejno glede na vpisane potne naloge. Program bo preračunal naslednjo
zaporedno številko potnega naloga. Zaporedno številko sestavi šele, ko je nalog potrjen. Torej delavci lahko vpisujejo potne naloge, vendar jih mora nadrejeni potrditi in šele takrat se nalog v piše v centralno evidenco ter se mu dodeli zaporedna številka.

Predujem

V kolikor je delavec zaradi daljše poti prejel določena sredstva v naprej, vpišemo višino avansa v predujem in določimo dan prejema predplačila.

Relacije

V vsak potni nalog lahko vnesem več relacij in tako podrobneje opišemo potovanje ter stroške, ki so nastali na poti. Novo potovanje dodamo s klikom na "plus" zraven naslova "Potovanje". Ikona "minus" pa izbriše trenutno relacijo.

Relacije izbiramo s padajočega menija med naslovom "Potovanja" in ukazni ikonci za dodajanje in odvzemanje relacije. Za lažji pregled se izbire v padajočem meniju preimenujejo glede na ime stranke na katero se relacija nanaša.

Aktivnost

Aktivnost je namenjena povezavi potnega naloga z opravili in projekti, ki jih izvaja podjetje. Aktivnost lahko prosto opišemo ali izberemo iz aplikacije "opravila" (kliknemo na ikono zraven napisa aktivnost). Program bo tudi sam dopolnjeval ime aktivnosti med samim tipkanjem.

Kilometrina

Povračilo na osnovi kilometrine se ne obračunava za službena vozila.

• Prevoženih – koliko kilometrov smo prevozili na izbrani lokaciji
• Kilometrina – vednost prevoženega kilometra
• Skupaj – skupaj kilometrov
• Števec – prevoženi kilometri, ki jih je kazal števec pred uporabo in po uporabi službenega avtomobila. Ob vpisu podatkov števca bo program sam preračunal prevožene kilometre.

Čas

V razdelek "Čas" vpisujemo datum in uro začetka in konca potovanja do določene relacije. Program bo samodejno preračunal v spodje polje vpisal število dni in ur na poti.

Dnevnice

Preračun dnevnic je samodejen. Program pregleda vse vpisane relacije in za obračun dnevnic prevzame najmanjši in najstarejši čas vseh relacij. Čas na poti razdeli po zakonsko določenih terminih dnevnic. Višina posamične dnevnice je določena v administraciji. To pa lahko spreminjamo za posamičen potni nalog. Recimo da smo potovali v druge države, kjer se lahko višina dnevnice spreminja tudi glede na regijo tranzitne države.

Stroški

Stroške vpisujemo glede na relacijo na katero se stroški nanašajo. Kadar izpolnimo en vnos stroška, bo program samodejno dodal novo vrstico za pisanje stroškov. Za dodajo nove vrstice lahko kliknemo tudi na gumbek "plus" ob naslovu stroški. Če želimo strošek izbrisati postavimo njegovo vrednost na 0. Tak vpis bo program med shranjevanjem preskočil.

Urejanje lokalne vožnje

Lokalne vožnje lahko zavzemajo zbira potovanja za daljše obdobje saj se ob njih ne preračunava dnevnic. Edina zahtevana polja za vpis so namen oziroma relacija in število prevoženih kilometrov.

Prikaz nalogov v koledarju

Pregled na potovanji in zasedenost vašega voznega parka si lahko olajšate s pregledom nalogov v koledarjih. V koledarjih boste v izbiri koledarjev (desno nad koledarjem) našli možnost prikaza potrjenih potnih nalogov. Izbiro odkljukamo in v koledarju se nam bodo prikazali kateri delavci oziroma vozila so na poti.