Računi navodila

Aplikacija Računi je namenjena vodenju računu v podjetju. Omogoča izdajanje računov in predračunov (izpisovanje, shranjevanje v arhiv), vpisovanje plačanih računov, prikaz statistike poslovanja z računi (promet noter in ven).

Uporabniški vmesnik je prilagojen poslovnim uporabnikom in lahko uporabniku brez poslovnega znanja deluje prezahteven.

Uporabniški vmesnik

Uporabniški vmesnik je sestavljen iz petih predelov.

Predel	Razlaga
Glavni ukazi	Nahajajo se na vrhu, vsebujejo ukaze za pregledovanje izhodnih in vhodnih računov, tvorjenje predračunov in računov pregled statistike in drugo.
Hitra izbira	Nahaja se zgodaj v desnem kotu. Preko nje hitro skočimo na prikaz računov, predračunov oz. dobavnic.
Centralni prikaz	To je predel ekrana, kjer se prikazujejo spiski računov, statistika, formularji in ostalo. Pri vseh spiskih je možnost sortiranja izpiska po koloni tako, da kliknemo na njen naziv.
Zavihki	So nad centralnim prikazom. Če smo v predelu aplikacije, kjer je omogočeno več dodatnih opcij oz. podnivojev, se prikažejo zavihki z dodatnimi opcijami. Vsak zavihek odpre novo podvsebino.
Ukazi	Nahajajo se nad centralnim prikazom, skrajno desno. Tukaj se nahaja tudi ukaz za prilagojen izpis formularjev na tiskalnik. Ukazi so razvrščeni v padajočem meniju.

Glavni ukazi

Povezava	Razlaga
Računi	Izdani računi
Prejeti	Prejeti računi
Ponavljanja	Nastavljanje ponavljanja izdaj računov.
Statistika	Potekli računi in kalkulator zaslužka.
Račun	Izdaja novega računa.
Predračun	Izdaja novega predračuna.
Dobavnica	Izdaja nove dobavnice.
Administracija	Nastavitve za izpis na računih, oblike, pravice dostopov etc.

Urejanje računov

Ob prvem odprtju računa se prikaže prazen obrazec v katerega vpisujemo podatke. Na vrhu imamo dve izbiri, eno za natisnit račun, drugo za shranit. Ob kliku na Shrani, se podatki spravijo v podatkovno bazo in obrazec ostane viden.

Račun, ki je bil že shranjen vsebuje še naslednje opcije:

Nabor opcij je odvisen od dostopa, ki ga ima uporabnik in od instaliranih aplikacij v samem okolju.

Povezava	Razlaga
Dnevnik	Dnevnik aktivnosti/dostopov v povezavi s tem računom.
Valuta	Urejanje denarne valute za ta specifični račun.
Pošlji	Pošlje ta račun po emailu.
Izvozi	Ustvari XML datoteko za uvoz v druge programe.
HTML	Pretoči HTML obliko računa
PDF	Če je vklopljena opcija, omogoča pripravo PDF verzije računa
Izbriši	Pobrišemo račun. Starih računov ni priporočljivo brisati. Bolje je dodati status "stornirano" in ga shraniti z le-tem
Ponavljanja	Doda račun med ponavljajoče se račune.
Shrani	Shrani račun. Urejanje se zatem lahko nadaljuje.
Natisni	Sproži tiskanje. Če račun ni še shranjen, ga pred tem shrani.
Opombe	Če je postavljen forum, lahko uporabniki puščajo komentarje za vsak račun. Recimo "Rekli so, da bodo plačali pred valuto" ali "smo zmenjeni, da lahko plačajo teden kasneje"...

V samem formularju računa so določena polja, ki so interaktivna. Klik nanje odpre novo interaktivno okno s katerim polnimo vsebino računa oz. izvajamo druge operacije.

Polje	Delovanje
Stranka	Klik na naziv polja Stranka odpre novo okno, kjer lahko izbiramo stranke iz Imenika in s podatki iz le-tega zapolnimo račun. Ob urejanju že obstoječega računa, če podatek ni že iz Imenika se ob napisu Stranka pojavi še ikona za dodajanje podatkov iz računa v Imenik
Dodaj mesto za artikel	Doda novo polje za artikel v obrazec. Mesto za artikel se doda samodejno kadar porabimo vsa prosta mesta za artikle. Če želimo dodati dodatno prosto mesto, bo dodano le v primeru da ni še neizkoriščenih mest.
Preračunaj	Preračuna končno ceno. Preračun se izvrši samodejno, vsakič ko zapustimo polje s ceno, količino ali popustom in kadar spremenimo davčno stopnjo.
Uvozi artikle	Če je instalirana tudi spletna trgovina, se s to povezavo da uvoziti artikle v sam formular.

Račune ni možno izstavljat za dela proste dneve.

Animacija kako ustvarimo račun

Računi

Prikaz aktivnih računov. Z zavihki lahko dostopamo do računov, predračunov in dobavnic.
S klikom na številko računa dostopamo do podatkov le-tega.

Zavihek	Namen
Račun	Izpis računov.
Predračun	Izpis predračunov.
Dobavnica	Izpis dobavnic.
Najdi	Iskanje po računih
Nastavi privzeto	Nastavitev števila izpisov na posamezno stran prikaza

V vsakem izpisu z računi so v prvi koloni nanizane akcije za posamezni vpis.

Akcija	Opis
Uredi	Urejanje računa
Natisni	Natisnemo račun
Prekopiraj v račun	Ustvarimo nov račun s podatki tega računa.

Ukazi (desni padajoči meni)

Izbira	Namen
Spremite status	Določamo več računom hkrati status plačano/neplačano
Natisni vse	Izberemo vse račune, ki jih želimo natisniti (sicer tiskamo iz posameznega računa)
Preračunaj davke	Izpiše količino vsake stopnje DDV-ja
Pošlji po elektronski pošti	Omogoča pošiljanje več računov na nek emai naslov
Izvozi spisek računov (CSV)	CSV izvoz podatkov iz računov
Izvozi v XML	XML izvoz podatkov iz računov
Pretoči v zip datoteki	Ustvari ZIP datoteko v kateri se nahajajo izbrani računi v HTML obliki
Stranke z odprtimi postavkami	Ustvari spisek odprtih postavk na določen datum
Tržniki	Izpis provizij posameznih tržnikov

Animacija kako natisnemo več računov hkrati

Prejeti

Spisek prejetih računov.

Zavihek	Namen
Prejeti	Celoten spisek računov
Za plačilo	Računi, ki še niso bili plačani
Vpiši	Vpis novega prejetega računa
Izvozi	Izvažanje prejetih računov v različne formate.

Račune lahko recimo izvozimo v APP format in jih uvozimo v internet banko, tako da nam ni treba izpolnjegati tam obrazcev za plačilo in s tem prihranimo na času.

Animacja - Primer izvoza podatkov v Proklik

Ponavljanja

Spisek ponavljajočih se računov. To so računi, ki se izdajajo ponovno vsako časovno obdobje. Primer naročnine ali vzdrževanje neke tehnične opreme.

Račune lahko tukaj izstavljamo na dva načina. Prvi je ročni, drugi pa avtomatični. Če kliknemo na zeleno kljukico, se bo ustvaril nov račun s podatki starega in v njemu popravimo datum ali kakšno postavko in ga shranimo ter natisnemo.

Drugi, avtomatični način pa omogoča, da se računi izdajajo avtomatično in se na določeni dan pošljejo avtomatično po emailu. Fizične mora sicer uporabnik še vedno natisniti in jih poslati naročniku.

Animacija kako nastavimo ponavljanja

Statistika

Statistični pregled podatkov. Lahko pregledamo potekle račune in ustvarimo informativni izpis s kalkulatorjem zaslužka, ki nam omogoča primerjavo vhodnih in izhodnih računov ter finančni rezultat le-teh.

Račun

Odpre obrazec za izdajo računa.

Predračun

Odpre obrazec za izdajo predračuna. Polja so enakovredna tistim v računu.

Dobavnica

Odpre obrazec za izdajo dobavnice. Polja so enakovredna tistim v računu.

Administracija

Do administracije ima dostop nadzorni uporabnik. Če ima dostop do aplikacije samo en uporabnik, potem je ta avtomatično tudi nadzorni uporabnik, sicer ga je potrebno nastaviti pri dodeljevanju dostopov/pravic posameznim uporabnikom.

Zavihek	Delovanje
Zaklenjen	Spisek računov, ki so ravnokar v urejanju. Ta spisek je uporaben takrat, ko z računi rokuje več ljudi in omogoča hiter pregled nad trenutnim dogajanjem.
Tržniki	Urejanje tržnikov in njihove provizije pri izdanih računih. Tržniki morajo biti vpisani v aplikaciji Imenik.
Statusi	Določamo možne statuse računov. * Ime statusa - poimenovanje posameznega statusa računa (Polačano) * Ključ - ključ s katerim se zapiše v arhiv računov * zaporedna številka - kje se ta status pojavi v vseh menijih (zaporedje).
Tipi	tipi dokumentov (račun, predračun, dobavnica)
Šablone emailov	Postavitev elementov v poslanem emailu. Lahko naredimo svojega ali izberemo že shranjenega.
Šablone računov	Pregled šablon dokumentov. Vsak tip dokumenta mora imeti svojo šablono za izpisovanje. Program si zapolni izpis računa in naslednjič ne tvori ponovno če ta ni bil spremenjen. Če popravljamo šablono moremo tudi pobrisati pomnilnik starih računov. Ukaz za brisanje je prisoten v spisku šablon.
Banke	Računi podjetja. Uporablja se pri izpisu računa in pri izvozu v inet banko.
Podjetje	Ostali podatki od podjetja za izpis v računih, pošiljanje emailov idr.
Davki	Nastavitve davkov.
Valute	Nastavitve valut in njihova razmerja.
Pravice	Določanje pravic. Namenjeno instalacijam, kjer je več uporabnikov. Za enouporabniške instalacije te opcije ni.

Pri spreminjanju tipov računov in njegovih statusov je potrebno se odjaviti iz sistema in ponovno prijaviti, sicer spremembe niso vidne. Davek in valuta se shranita v račun, ko ga ustvarimo. Če spreminjamo davke, se v starih računih ti podatki ne bodo spremenili.

Zbirni računi - Združevanje več dokumentov v enega

S pomočjo iskalnika najdemo predračune izdane želeni stranki. S padajočega menija z akcijami izberemo možnost „Združi v nov račun“. Program vam bo ponovno ponudil v potrditev spisek računov, ki jih želimo združiti in dodatne možnost, kot so izbira statusa in tipa novega dokumenta ter izbiro dokumenta s katerega naj prevzame osnove podatke o stranki (naslov, kraj, davčna etc.). Po potrditvi bo ustvarjen nov dokument z datumom izdaje na trenutni dan in nas preusmeril na obrazec za urejanje pravkar ustvarjenega računa.